כשמבולגן בחוץ תעשו סדר בפנים

אייזק ניוטון. עשה סדר בדברים
מנהל קם בבוקר ולא יכול שלא לשאול את עצמו – לקצץ? לצמצם? לפטר? ואת מי לפטר – אולי את הוותיקים והיקרים? ובמה להשקיע? אולי בשימור העובדים הטובים ביותר? רגע, הטובים ביותר הם לא גם היקרים הוותיקים? אז לפטר או לשמר? והאם להמשיך להשקיע בעובדים (בתנאים סביבתיים, בהדרכה, תגמולים, תהליכי הנעה), או לא להשקיע כלום ולהסתפק במועט? להיות ממוקד בלקוחות ולהשקיע בהם את כל המאמצים, או לחסוך בעלויות שיווק?
במצב כלכלי כאוטי, שבו התנאים המוכרים משתנים, אמיתות מתרסקות, מבנים כלכליים קורסים ואי-ודאות היא שם המשחק, חייב להיות סדר פנימי בתוך כל ארגון, חברה ועסק. אי אפשר לפעול בצורה מושכלת, חכמה, ועקבית כאשר פנים-החברה מצוי בכאוס כמו העולם החיצוני לה. בתוך העסק חייבים להיות חוקים, והם שמחזיקים אותו איתן לנוכח הסערות החיצוניות.
לכל הדעות, חוסר ידיעה וחוסר עשייה גרועים יותר מאשר טעייה, שממנה אפשר ללמוד ואת תוצאותיה אפשר לשפר.
לכן המשימה של מנהל היום היא להחליט, בתוך בועת הארגון שלו, לעשות סדר בבלגן, להדק, ולייצב את המערכת.
הנה דוגמה שאני מתמודד איתה בימים אלה, של חברה שמצויה בשיתוק בגלל חוסר יכולת לפעול בצורה מסודרת בזמן שבחוץ יש אי-סדר:
החברה עוסקת בתחום מערכות חימום באנרגיה סולרית - מערכות שחוסכות למבנים גדולים תקציבים של מיליונים על חימום מים. אחרי התנסות עם בית חולים מוביל בארץ, שבו הותקנה המערכת וחוסכת לבית החולים 3 מיליון שקל בשנה, החברה החליטה להתפתח גם לכיוונים בינלאומיים.
לאותה חברה כבר יש פרישה של מערך מכירות והפצה בחו"ל, למוצרים אחרים שלה. לכן כל שנותר זה לצאת עם המוצר החדש הזה לשיווק בינלאומי על בסיס המערך הקיים.
הדברים אמנם דורשים היערכות, השקעה של משאבים וכוח אדם, אבל מנגד עומד מוצר טוב ונדרש בימים כאלה, ואשר יש לו שוק רלוונטי.
החברה צריכה לקבל החלטה אם להשקיע ולקדם את העניין או לעצור ולחכות לימים אחרים, שבהם ירווח לה כלכלית ושבהם תהיה פתיחות עסקית גדולה יותר בשווקים. זה זמן החברה התמהמהה, ובינתיים מתחרים פוטנציאלים שראו את ההצלחה באותו בית חולים התחילו להיכנס לאותה הנישה בישראל, ולייצר גם הם מערכות חימום סולריות (וזו עוד סיבה טובה לצאת לחו"ל).
אי החלטה יוצרת ואקום. והוואקום תמיד יתמלא. ואכן, אל תוך הוואקום נכנסו בקלות מתחרים שפועלים מתחת לאף של אותה החברה.
מה יכולה לעשות חברה, שלא רוצה למצוא את עצמה מרוששת כשימי המשבר הנוכחי יחלפו?
ליצור מערכת חוקים מאוד ברורה ומסודרת לקבלת החלטות בתוך הארגון, שיאפשרו התקדמות ופעילות לפי הצרכים, היכולות והערכים של החברה.
החברה המייצרת מערכות חימום יכולה להחליט, למשל, להשקיע סכום מסוים (לא עצום, אבל שיהיה יעיל). היא יכולה לבחור נגזרות גיאוגרפיות שבהן סביר יותר שתצליח, ולמקד את מאמציה רק שם. היא יכולה להחליט להשקיע בשיווק רק באזורים בחו"ל שבהם יחידות ההפצה והשיווק טובות וחזקות במיוחד, ולא בכל אזורי הפריסה שלה. או להחליט להשקיע במקומות שבהם יש פוטנציאל ודרישה למוצרים מסוג זה, ולא לשוק רחב. או להחליט להשקיע בעובדים ספציפיים ובאזורים ספציפיים, ששם יש סיכוי לייצר קשר עם לקוחות ספציפיים – השקעה שתייצר התקדמות ותנועה.
לעיתים לא כל כך משנה מה בדיוק מהאפשרויות יתקיימו, כל עוד תהיה החלטה מושכלת, ומטרה, אמצעים, ותוכנית פעולה לצידה . או בקיצור: תנועה.
חברה אחרת, העוסקת בתחום השירותים לתקשורת סלולרית, הנסחרת בנאסד"ק, מצאה עצמה בעולם של הפסדים גדולים על הנייר, מניה יורדת, דירקטוריון אימפוטנטי, ולקוחות עם קשיים פיננסיים. בתוך הכאוס הזה, גם הארגון נכנס לכאוס.
אך בניגוד לחברה שנתקעה במקום ונתנה למתחריה לפלוש לה לתחום, זו התעשתה וגיבשה כמה כללים לתקופה הקרובה, ששינו את דפוס הפעילות שלה:
אנשי ההנהלה יקיימו פגישות תדירות עם המשקיעים.
תוגדל ההשקעה הממוקדת במכירות, בעובדים הנגישים ללקוחות ובהגברת הערך ללקוח, על חשבון פעילות פיתוח, עלויות הנהלה ועובדים בתחומים היקפיים.
במקום תהליכי פיתוח עובדים ופיתוח הנהלה, צומצמו היוזמות לפיתוח מערכי מכירה ושירות לקוחות בלבד, כי אלו מייצרי הכנסה מיידית.
נוסחה שורת כללים לגבי איך משקיעים ובמה משקיעים. למשל, הוצאה שמטרתה העלאת מחויבות עובדים לארגון וללקוחות, תבוא על חשבון הוצאה אחרת, למשל מיזוג עם חברה מתחרה פיתוח מוצר חדש או פיתוח עסקי של המוצר קיים.
במקום ללמד ולהדריך את כל העובדים בכל המוצרים הקיימים, מיקדו הדרכות רק במוצרים ספציפיים ובסביבה טכנולוגית ספציפית שעליהם שמים את הדגש באותה עת.
במקום להשקיע בשיווק כולל ומקיף, לבודד את אנשי המכירות המצטיינים והבכירים ולהבליט אותם ככוכבים בעזרת מיתוג אישי. כך מי מהם שייצא לבצע מכירה ייתפס כ"כלי" בעיני הלקוחות הפוטנציאלים.
לא כל החוקים מתאימים לכל אחד. וזה היופי של העניין - שכל אחד יכול לייצר את סדרת החוקים שלו, וכל אחד יכול לשנות אותם בתוך גבולות הגיזרה שלו, בהתאם לנסיבות החיצוניות. מה שחשוב זה שלא תהיה סביבה פנימית נזילה בתוך סביבה חיצונית נזילה.
אפשר להקביל את הרעיון לתיאוריית הקוונטים הגוזרת כאוס מוחלט בסביבה בחיצונית מול התיאוריה של ניוטון המגדירה סט חוקים חד משמעיים. התיאוריות מתקיימות אחת לצד השנייה ובעת ובעונה אחת מאפשרות הבנה והתמודדות אפקטיבית עם תנאי הסביבה – בחוץ כאוס והכל אפשרי, בפנים יש חוקים שמאפשרים סדר וארגון.